Dobre procesy

Poprzednim razem rozwodziłem się nad kulturą procesową i hipotetycznym jej brakiem. Zasygnalizowałem też istotny problem tkwiący w miernej lub przerażająco miernej jakości kultury procesowej w organizacjach, urzędach i przedsiębiorstwach.

Niby mamy teraz niemal wszędzie ISO, ale ISO nie daje odpowiedzi na pytanie, jak organizować efektywne i przyjazne procesy?

Sama definicja jakości wg. ISO (w telegraficznym skrócie: jakość = zgodność z wymaganiami) wyraźnie pokazuje, że nie mamy do czynienia ze zbiorem wytycznych, które dadzą nam wysoki poziom efektywności i jakości (rozumianej z perspektywy klienta, nie ISO!). ISO mówi tylko jak opisywać i standaryzować procesy.

A skoro już bierzemy się za opisywanie i standaryzację, to może byśmy opisywali i standaryzowali dobre procesy?

Dobre dla nas – znaczy efektywne, zapewniające nam klientów i zyski.

Dobre dla klienta – znaczy szanujące jego czas i potrzeby, gwarantujące satysfakcję z usługi i produktu.

Mam tu parę pomysłów 😉

ABC Efektywności

Każda kultura musi mieć jakieś fundamenty. Jak dekalog, przemyślenia filozofów, którzy stanowią dla nas autorytet. Prawa…

Takoż i w kulturze procesowej proponuję rozpocząć od zbioru zasad. Ponieważ będzie to zbiór autorski, nie odmówię sobie przywileju nadania mu imienia.

Nazwę je zatem ABC Zwinnego Podejścia Procesowego.

Czemu ABC ? Czytelnik zorientuje się sam nim kur 3 razy zapieje.

Zaczynamy!

 

A – Analizuj stan obecny i powstrzymaj się od pochopnych wniosków. Jak pisał Stephen R. Covey – „Oceniając już na wstępie, nigdy nie zrozumie się naprawdę”.

B – Buduj procesy od końca. Zasada zaczerpnięta z metodyk zarządzania projektami.

C – Cele determinują proces. Wejścia stanowią jego ograniczenia. Zasada tak oczywista, że wielu o niej zapomina, skazując się na spiralę bezcelowej walki z ograniczeniami.

D – Diagnozując opieraj się na danych i obserwacji. Pamiętaj, że nawet najlepsze dane z całego roku nie zastąpią jednego dnia na polu bitwy.

E – Efektywność i Elastyczność zawsze idą w parze! Tu nie ma co wyjaśniać. Tego trzeba doświadczyć 😉

F – Fundamentem każdego procesu jest informacja i wiedza. Dbaj o jedno i drugie!

G – Gromadź i rejestruj dane, pomysły, problemy i rozwiązania. Przyda się by zrozumieć i wykorzystać literę I.

H – Holistycznie podchodź do procesów. Nawet jeżeli odpowiadasz za mały wycinek (syndrom kierownika liniowego), Twoim celem jest cały produkt/usługa.

I – Innowacje i inicjatywy podlegają zasadzie przyrostu geometrycznego. Każda innowacja otwiera drzwi do kolejnych, bardziej efektywnych, innowacji.

J – Jakość w procesie jest celem równorzędnym z efektywnością! Bo ma ogromny wpływ na efektywność. Wiedzą o tym praktycy Lean i każdy, kto choć raz zalegał z planem, bo naprawiał błędy.

K – Kultura ułatwia zarządzanie. Zasada dwuznaczna. Potoczne znaczenie nie wymaga wyjaśnień. Niepotocznie: zarządzaj poprzez kultywowanie dobrych praktyk.

L – Lean znaczy też Lekki. Zasada lekkości w procesie: nieustannie ułatwiaj działania pożądane, by utrudnić te niepożądane. To lepsze od najlepszej kontroli.

M – Morale zespołu jest cennym zasobem. Ważniejszym niż biurko, komputer i najlepszy system. Morale wpływa na atmosferę, która stymuluje zaangażowanie i kreatywność.

N – Nauczaj i dawaj narzędzia. Dążenie do bycia niepotrzebnym (paradoksalnie) daje niesamowite wyniki w zarządzaniu procesowym.

O – Odpowiedzialnością można się tylko dzielić. Nie można jej zbyć!

P – Pamiętaj o parametrach i regularnych pomiarach. Parametry muszą być atomowe, uniwersalne i łatwe do pomiaru/gromadzenia danych.

R – Rozwijaj ludzi. Rozliczaj zadania. Restrukturyzuj procesy. Nie myl tych kombinacji!

S – Strategia leży u podstaw każdego procesu. Jeżeli nie – restrukturyzuj (proces)!

T – Taktyka to sposób realizacji strategii. Taktyka to proces. Bez procesu strategia jest tylko pobożnym życzeniem. Nadal uważasz, że nie masz procesu?

U – Uczciwość to podstawa każdej dobrej umowy. Niezależnie od formy prawnej: postępuj uczciwie i wymagaj uczciwości. To wiele ułatwi.

V – Vacatio legis. Pamiętaj, że zmiany wymagają czasu. Bierz pod uwagę bufor czasu w projektach restrukturyzacyjnych.

W – Wiedza x Wysiłek = Wartość. W wolnym tłumaczeniu: pracuj mądrze a nie ciężko!

X – X zasad Kai Zen. Warto poznać i stosować.

Y – Yoda – filmowy mistrz jedi mawiał: „Nie próbuj! Rób albo nie rób. Nie ma próbowania!”. Kiedy coś wdrażasz, wdrażaj na 100%. Żeby uniknąć problemów przedtem testuj. Kiedy testujesz, testuj na 100%. To przybliża nas do cyklu PDCA 🙂

Z – Zaangażowanie w zmiany buduj codziennie i buduj własną postawą.

Zwinne Podejście Procesowe wymaga stosowania zasad opisanych powyżej, narzędzi i metod, które dopiero opiszę i oczywiście zdrowego rozsądku.
Ostatni składnik jest nieodzowny i zawsze wymagane jest 100% stężenie.

Wg. moich doświadczeń, to dobry sposób na budowanie kultury efektywności.

Do Niebawem ;).

 

Do przeczytania.