Istnieją dwie rzeczy, które potrafią mnie wciągnąć na długie godziny. Procesy biznesowe i mechanika w motoryzacji. Ostatniego lata dużo czasu spędziłem samodzielnie naprawiając silnik w moim motocyklu.

A że w tym samym czasie pracowałem nad podsumowaniem swojego dorobku w obszarze usprawniania procesów i przekuciem go w program szkoleniowy, nasunęło mi się pewne pytanie.

Co mają wspólnego silniki z procesami biznesowymi?

Okazuje się, że jest kilka ciekawych podobieństw, które stosunkowo łatwo można wykazać.

Generowanie wartości

Tak silnik, jak i proces biznesowy ma realizować pewien cel. Tym celem jest generowanie wartości. W przypadku silnika wartością będzie moc i ruch, jaki dzięki tej mocy uzyskujemy. W przypadku procesu będzie to dostarczenie pewnej usługi wewnętrznej lub zewnętrznej, albo określonego produktu.

Sposób, w jaki dana wartość jest generowana też wykazuje pewne podobieństwa w obu przypadkach. Zarówno silniki, jak i procesy biznesowe składają się z różnych mechanizmów, które pracują na cały system. W silniku mówimy o układzie dolotowym, układzie rozrządu, smarowania czy zapłonie, spalaniu, wydechu i paru innych. W procesie biznesowym mamy podział na zespoły, role wśród pracowników, mamy narzędzia przetwarzania danych czy materiałów, mamy zasoby i wreszcie sterowanie procesem – czy to za pomocą kierownictwa, czy też narzędzi i systemowych rozwiązań organizacyjnych.

Wejścia i wyjścia

Ponadto zarówno silniki, jak i procesy mają swoje wejścia. W przypadku silnika mowa zwykle o paliwie i powietrzu, choć prąd z akumulatora, olej i inne płyny także do wejść się zaliczają. W procesach jest bardzo podobnie. Zwykle mówi się o tak podstawowych wejściach, jak faktury przekazane do procesu księgowego, podzespoły lub dokumenty przekazane do jakiegokolwiek procesu produkcyjnego czy biurowego. Czasami uwzględnia się również zamówienia lub wymagania klienta, jako wejście do procesu. Znacznie rzadziej mówi się o takich wejściach, jak ograniczenia prawne lub te wynikające z otoczenia organizacyjnego. Jeszcze rzadziej mówimy o danych i informacjach, jako takich, które przecież wchodzą do procesu za każdym razem, czy to na poziomie sterującym, czy jako ograniczenie lub wymaganie.

Podobnie jest z wyjściami procesu. Cel lub produkt zawsze wydają się oczywiste. Ale przecież silnik wydziela też spaliny, ciepło i dźwięk. Czy to, aby nie jest wyjście? A jak wygląda sprawa procesów? Owszem, generują produkty, ale oprócz nich generują też koszty i problemy.

Kiedy działa?

Co jeszcze robią proces i silnik podobnie?

Oba działają. Ich sens nie jest zbyt wyraźny, jeżeli tkwią w bezruchu. Tak proces, jak i silnik muszą funkcjonować. Wprawiać w ruch swoje mechanizmy i przetwarzać wejścia w wyjścia.

Ale czy te czynniki, które wymieniłem mogą wprawić proces i silnik w ruch?

Chyba same w sobie nie mogą. Dopiero odpowiednio połączone i zestrojone zaczynają lepiej lub gorzej funkcjonować i tworzyć wartość. W silniku służą do tego wszystkie kable, wężyki, kanały i komory, które w każdym układzie odpowiadają za odpowiedni przepływ tego, co na wejściu i przetworzenie w wartość. W procesie też mamy kanały i komory. Są to formularze, systemy, repozytoria w przypadku procesów biurowych. W przypadku produkcyjnych dochodzą do tego wszystkie magazyny i kanały logistyczne. Ale w obu przypadkach możemy całość nazwać ogólnie komunikacją.

Co ciekawe, jakiekolwiek zakłócenia w tej ostatniej wpływają na działanie procesu tak, jak przerwanie przewodu lub przytkanie wężyka może wpłynąć na silnik. Trudno wykryć, a wydajność i skuteczność spadają. Wzrasta też poziom kosztów i problemów na wyjściu. Bardziej toksyczne spaliny, reklamacje, dodatkowe decybele i drgania, konflikty i tym podobne.

Kiedy nie działa?

I ostatnie podobieństwo.

Naprawy.

W obu przypadkach skuteczność naprawy zależy od prawidłowej diagnostyki. W przypadku silników mamy sporo przykładów bardzo kosztownych i długotrwałych napraw spowodowanych zbyt powierzchownym podejściem diagnostycznym.

Wystarczy zajrzeć na dowolne forum motoryzacyjne. Wymienia się poszczególne elementy silnika, aż brak poprawy po każdej kolejnej wymianie doprowadzi mechanika pod ścianę. Wtedy pozostają dwa wyjścia: zmiana myślenia lub wymiana silnika.

W procesach jest podobnie. Często w pierwszych odruchach tworzymy plan naprawczy na podstawie dosyć krótkiego i powierzchownego oglądu lub tylko odczytu parametrów.

Nie pomaga?

To kolejny plan i kolejna wymiana. System, pracownik, dostawca. Aż już nikt nie pamięta, co było problemem na początku.

A wystarczy trochę głębiej przeanalizować mechanizmy i składniki.

Najczęściej taka analiza musi mieć określoną kolejność, aby okazała się skuteczna i pomocna. Dla ułatwienia dodam, że chodzi o kolejność dokładnie odwrotną do tej, w jakiej przedstawiłem poszczególne podobieństwa w niniejszym artykule.

Niech komunikacja Was prowadzi!